۷- هزینه های نصب^[۱۰۱]
این هزینه ها، جزء هزینه های با اهمیت می باشد، بالاخص اگر استقرار سیستم، نیاز به اتاق های جدید کابل کشی یا تغییر زیاد محیط کاری داشته باشد (میکائیلی، ۱۳۸۵).
۸- هزینه های تبدیل و تغییرات^[۱۰۲]
این هزینه ها با وارد کردن اطلاعات از سیستم موجود به سیستم جدید در یک حالت کاملاً ایمن ارتباط دارد. بالطبع تبدیل سیستم موجود به سیستم جدید، هزینه های مرتبط به خود را بهمراه خواهد داشت (میکائیلی، ۱۳۸۵).
۹- هزینه های مازاد^[۱۰۳]
اگر هدف رایانه، جایگزین کردن افراد با ماشین ها باشد (بطور مثال این هدف در سیستم اتوماسیون اداری مطرح است) در آن صورت باید هزینه های زیادی پرداخت گردد (میکائیلی، ۱۳۸۵).
۱۰- هزینه های عملیاتی^[۱۰۴]
الف) هزینه تعمیر و نگهداری سخت افزار و نرم افزار
ب) هزینه های برق، تلفن، کاغذ و غیره
ج) هزینه های پرسنلی جهت اجرای سیستم جدید مانند پرداخت حقوق کارمندان مرکز رایانه، شخص وارد کننده داده ها و غیره (میکائیلی، ۱۳۸۵).
مزایای اقتصادی^[۱۰۵]
این مزایا معمولاً بسیار متنوع هستند. برخی از آنها ممکن است با درجه بالایی از دقت، قابل تخمین باشند و برخی از آنها هم نا مشخص می باشند. بسیاری از این مزایا هم ممکن است کاملاً غیر قابل اندازه گیری باشند مانند صرفه جویی در هزینه نیروی انسانی^[۱۰۶] که در آن مزایای حقوقی در نرخ دستمزد های آینده نامشخص و غیر قابل پیش بینی می باشد (شیخانی، ۱۳۷۹).
مزایایی که به علت پردازش سریعتر اطلاعات صورت می گیرد^[۱۰۷] مانند کاهش دورۀ پرداخت بدهکاران به سازمان که در نتیجۀ پردازش سریعتر بدهی ها و یا کاهش ذخیرۀ ثبتی کالا به دلیل کنترل بهتر انبار اطلاعات ممکن است قابل تخمین هم باشند، جزء دیگری از این مزایا هستند (ظاهری، ۱۳۸۰).
اتخاذ تصمیم گیری بهتر^[۱۰۸] طِی رایانه ای شدن سیستم های اطلاعاتی، حصول اطلاعــــات دقیق تر، صحیح تر و ارزان تر نسبت به سیستم های دستی شده و این باعث تصمیم گیری بهتر مدیریتی می گردد. بطور کلی عدد گذاشتن روی ارزش تصمیمات مدیریتی ممکن نیست، حتی اگر چنین امکانی هم وجود داشت تعیین اینکه چه درصدی از این اطلاعات نتیجۀ بهتر و یا نتیجۀ این عوامل بودند غیر ممکن است (زاهدی، ۱۳۷۶).
بطور اجمالی مزایای اقتصادی در دو مورد نمود ظاهری خواهند داشت:
الف) خدمات رسانی بهتر به مشـتری^[۱۰۹]
عموماً امکان تخمین مزایای اقتصادیِ خدمات بهتر به مشتری یا خدمات رقابتی، غیر ممکن است هر چند خدمات رسانی بهتر به مشـتری به تنهایی یکی از عوامل مهم تأثیرگذار بروی انتخاب مشتری می باشد.
ب) کاهش اشتباهات^[۱۱۰]
اگر زیان های جاریِ همراه با پردازش اطلاعات، مشخص شود؛ مزایایی این چنین، قابل تخمین خواهند بود (شیخانی، ۱۳۷۹).
مقایسه هزینه ها و منافـع
مقایسه هزینه ها و منافع در آینده رُخ میدهد، وغیر معمول است که این مقایسه در همان دوره اتفاق بیفتد (شکل۴-۲).
قسمت اَعظم هزینه ها در طول مراحل اولیۀ سیستم ها بوقوع می پیوندد و در همان مراحل نیز مصرف می گردد در حالی که مزایا در دورۀ عمر مفید سیستم حاصل می گردند، این هزینه ها و منافع باید با هم مقایسه شوند.
یک روشِ این نوع مقایسه، تنزیل کردن جریان های برگشت هزینه و منافع در زمان حال با یک نرخ فرضی است که این نرخ باید به نرخ ترجیحی در بازارهای مالی نزدیک باشد. نرخ واقعی پروژه به شرکتی که پروژه را اجرا می کند و عوامل درونی مربوط به عملکرد شرکت بستگی دارد. نرخ تنزیل با محدودیت های فراوان همراه بوده و باید به نرخ ترجیحی در بازارهای مالی نزدیک باشد. گرچه نرخ واقعی به نوع پروژه، شرکتی که پروژه را اجرا می کند و عوامل درونی مربوط به عملکرد شرکت بستگی دارد اما نرخ تنزیل با محدودیت های فراوانی همراه است (کتابی، ۱۳۸۴).
تغییر و تحول Changeover
هزینه و مزایا
استفاده سیستم
زمان
شکل۴-۲٫ مقایسه هزینه- مزایا
غیر قابل اندازه گیری بودن برخی از مزایا واقعیتی است که برای بسیاری از مزایا در آیندۀ نامشخص اتفاق می اُفتد. این بدان معنی است که امکان سنجی اقتصادی باید با محافظه کاریِ بیشتری انجام پذیرد. ارزش خالص فعلی (NPV) بعنوان قسمت سخت افزاری داده ها محسوب می شود که تصمیم به ادامه پروژه را با آن می سنجند و غیر قابل اندازه گیری بودن ماهیت منافع و هزینه ها و سایر ابعاد امکان سنجی را که در ذیل بدان می پردازیم چشم پوشی می کند (کتابی، ۱۳۸۴).

کاهش فساد اداری و مالی با استقرار سیستم مدیریت اطلاعات
فساد و رشوه خواری در محیط سازمانی موجب مخارجی خاص برای دولت می گردد که به نوبه خود کاهش نرخ رشد اقتصادی کشور را در بر خواهد داشت.
هنگامیکه مدیرانِ یک سازمان به فساد مالی آلوده باشند، طبیعی است که پروژه های سرمایه گذاری برخلاف اقتصادی بودن، مورد تصویب قرارمی گیرد، در این حالت حسابهای بودجه ای سازمان به روز نبوده و غیر شفاف می گردد. با توجه به اینکه فساد، سابقه دیرینه دارد و می بایستی امکانات زیر بنایی عاری از فساد گردند باید با شفاف سازی اطلاعاتِ بخش مالی امکان هر گونه فساد و رشوه خواری را مسدود نموده و در نتیجه راه پیشرفت اقتصادی و استفاده از منابع را بوجود آورد (رضائیان، ۱۳۷۶).
امکان سنجی عملیاتی (سازمانی)^[۱۱۱]
امکان سنجی سازمانی که بعضی اوقات امکان سنجی عملیاتی هم نامیده می شود، به کاربری سیستم پیشنهادی در محیط عملیاتی و سازمانی ارتباط دارد. هدف از امکان سنجی سازمانی میزان پاسخگویی و پشتیبانی سیستم پیشنهادی از اهداف برنامه های سازمانی است و اینکه سازمان تا چه میزان آمادگی لازم برای اجرای موفق سیستم مورد نظر را دارد (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
امکان پذیری نیروی انسانی در رابطه با تأثیر افراد بر روی سیستم مدیریت اطلاعات و بالعکس و تأثیر شیوه های نوین سیستم مدیریت اطلاعات بر روی افرادی که کاربران سیستم هستند، بحث می کند. اگر کاربران سیستم از کار با نرم افزارهای کاربردی اجتناب ورزند، طراحی سیستم مدیریت اطلاعات خدشه دار خواهد شد (یزدان پناه، ۱۳۸۰).
موضوعات مذکور از سازمانی به سازمان دیگر متنوع هستند اما تحلیلگر بطور جدی برای استقرار سیستم مدیریت اطلاعات، بالاجبار باید به سؤالات زیر پاسخ دهد:
۱) آیا سازمان برای سیستم های اطلاعاتی خود تاریخچه پذیرش تکنولوژی اطلاعاتی داشته است یا با پذیرش آن در تضاد و مقابله بوده است؟
برخی بخشها با رایانه ای شدن به نزاع و کشمکش می پردازند، بعنوان مثال در انگلستان اتحادیه صنعت چاپ در معرفی کردن تکنولوژی چاپ مدت زمان طولانی مقاومت می کرد. برخی بخش ها نیز همچون بانکداری سابقه قابل قبولی در پذیرش تکنولوژی اطلاعاتی دارند. نمود این کشمکش ها در معرفی سیستم های رایانه ای توسط اتحادیه های رقیب و استفاده کنندگان این محصولات آشکار شده است. سطح بالای مخفی کاری و نرخ های گردش بالا و وقایع بعدی جهت معرفی یک تکنولوژی جدید، شاخص خوبی برای پذیرش آتی آن محسوب می شود.
۲) آیا پرسنل سازمان قادر به بکارگیری تکنولوژی جدید هستند؟
غیر واقع بینانه است اگر از کارمندان قدیمی، آنهایی را که با سیستم موجود کار نکرده اند با وجود اینکه آموزش می بینند، متوقع بود که بتوانند خودشان را به راحتی با تکنولوژی جدید وفق دهند.
۳) آیا ساختار سازمانی با سیستم اطلاعاتی پیشنهادی سازگاری دارد؟
برای مثال ساختار مدیریتی انفورماتیک با تمرکز بالا با سیستم رایانۀ غیر متمرکز سازگاری ندارد. سیستم های غیر متمرکز ناچاراً با حاکمیت و مدیریت محلی به منابع رایانه ای محلی، منتهی می شوند. اگر تاریخچۀ سازمان، سابقه خوشی از استفاده از سیستم های اطلاعاتی نداشته باشد و واحدها با هم در تضاد و کشمکش باشند، استفاده از سیستم های اطلاعاتی به راحتی صورت نمی گیرد. آنالیزها با آموزش در برنامه ریزی و نواحی تکنیکی تا حدودی این مسأله را حل می کند (ال دفت^[۱۱۲]، ۱۳۷۴).
ابعاد امکان سنجی عملیاتی
الف) حقوقی و قانونی
ب) منابع مالی
ج) منابع انسانی
د) سازگاری
ه) فرهنگ سازمانی
با در نظر گرفتن نتایج حاصل هر یک از جنبه های امکان سنجی، گزارش امکان سنجی تهیه می شود. این گزارش بر اساس نتایج حاصله از مرحلۀ شناخت و امکان سنجی، تدوین و بجهتِ تصمیم گیری در مورد ادامه فرایند به مدیران سازمان ارائه می گردد.
بی شک پروژه های توسعه کاربران بر اساس تغییر نیازهای سیستم پیشنهاد می شوند، هر پیشنهادی برای عملی بودن و یا غیر عملی بودن باید ارزیابی و مشخص شود. تمامی پروژه های عملی (امکان پذیر) باید در برنامه های اصلی لیست گردند. نیاز به نرم افزارهای کاربردی جدید ممکن است بخاطر تقاضای جدید مدیران بخش ها و قسمت های مختلف افزایش یابند، برای مثال یک شرکت ممکن است نیازهایش را به لحاظ تقاضای جدید مدیران بخش ها و قسمت های مختلف افزایش دهد یا یک بانک یا مؤسسه اقتصادی ممکن است به لحاظ مقدار قابل توجه از کاری که برای دولت یا بخش خصوصی انجام می دهد، نیاز به توسعه نرم افزاری بخش های مختلف داشته باشد تا با کمک این نرم افزار بر هزینه های تخصیصی یافته درمقابل قراردادهای تخصصی که توسط قوانین مختلفِ جدید بوجود آمده نظارت کند تا متقاضی وجود سیستم مدیریت اطلاعات باشد(زاهدی، ۱۳۷۶).
امکان سنجی فنی^[۱۱۳]
امکان سنجی فنی و نیاز به یک راه حل سیستماتیک یا راه حل مبتنی بر رایانه در ناحیۀ مشکل با هم ارتباط دارد. در این بخش همواره این سئوال وجود دارد که توان مالی سازمان جهت پرداختن به حل مشکل فنی به چه میزان است و چه بودجه ای برای آن در نظر گرفته شده است؟ (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).