برای این که بدانید آیا استقلال، عامل انگیزش‌ یک فرد است، ببینید که آیا وی ‌در مورد روش‌ها و خط مشی‌ها که توانایی فرد را در انجام‌ یک کار محدود می‌کند سوال می‌کند ‌یا نه. باید مواظب باشید که در کار این افراد زیاد دخالت نکنید و سیستم مدیریت ذره بینی ^[۱۰۵] را روی آنان اعمال نکنید در عوض به دنبال راه‌هایی باشید که فرد بتواند راه خود را پیدا کند و به نتایج مورد توافق طرفین دست ‌یابد. البته شما باید مواظب باشید ‌به این افراد آزادی فراوانی ندهید به طوری که از قوانین تبعیت نکرده، از موازین قانونی چشم پوشی کنند، ‌یا از کار گروهی با دیگران اجتناب ورزند (گیسک و مک نیل، ۱۳۸۸، ص۶۵).

فضای توسعه منابع انسانی جزء جدایی ناپذیر فرهنگ سازمانی است. کارمندان باید محیط توسعه محوری در سازمان داشته باشند. به طور کلی عناصر فضای توسعه منابع انسانی باید به شرح زیر مورد توجه قرار گیرد:

• • همه کارمندان کتابخانه باید به عنوان مهمترین منبع تلقی شوند؛

• • صلاحیت کارمندان باید رشد کند؛

• • کارمندان در ارتباطات، بحث و مبادله عقاید و اندیشه‌ها آزاد باشند؛

• • برای این که کارمندان نقاط ضعف و قدرت خود را از طریق بازخوردها ^[۱۰۶] تشخیص دهند باید تلاش‌هایی صورت گیرد؛

• • باید به توانایی کارمندان و این که آن ها می‌توانند شایستگی‌های جدیدی را در هر مرحله از دوره خدمت کسب کنند، اعتماد کرد؛

• • محیط همکاری، تعاون و انسجام وجود داشته باشد؛

• • روحیه جمع گرایی باید نیروی هدایت گر باشد؛

• • پذیرش فناوری نوین در عملیات کتابخانه الزامی است؛

• • از شغل‌های ‌یکنواخت و کلیشه ای و رابطه مداری جلوگیری گردد؛

• خدمات توسعه منابع انسانی باید فرایندی مداوم شامل: چرخش مشاغل، انتصاب، برنامه ریزی، مدیریت پاداش، ارزیابی عملکرد، آموزش شغلی و غیره باشد.

اگر توسعه منابع انسانی^[۱۰۷] به دنبال تحقق اهدافش می‌باشد، وجود ‌یک محیط پشتیبان ضروری است. مدیران رده بالا باید نسبت به سرپرستان، تعهدی برای داشتن نگرش‌های مثبت در قبال توسعه داشته باشند. فضای توسعه منابع انسانی ایجاد کننده فرهنگ کار سازمانی است. باید آزادی وجود داشته باشد تا همه کارمندان کتابخانه بتوانند احساس کنند که در بحث، تبادل و ارتباط اندیشه‌ها، احساس‌ها و فعالیت‌ها ‌با یکدیگر آزادند. هر زمانی که مشکلی وجود دارد، باید با آن روبرو شد و آن را حل کرد و نباید آن را به تأخیر انداخت. اعتماد دو جانبه در روابط کاری برای پیشرفت کتابخانه الزامی است. باید به اشخاص اجازه داده شود به طور مستقل و با مسئولیت پذیری کار کنند و نتایج کار آن ها مورد نظارت قرار گیرد. ابتکار عمل باید ترغیب شود و در شرایطی که کار گروهی لازم است باید تلاش‌های مشارکتی اعمال شود (ماهاپاترا، ۱۳۸۶، ص۱۶).

۲-۱-۹-۹٫ سازگاری با محیط^[۱۰۸]

ویژگی‌های خودمختاری و نوآوری حاکی از آن است، که شخص، گروه ‌یا سازمان در ارتباط واقع گرایانه و اثربخش با محیط قرار دارند. وقتی تقاضاهای محیطی و منابع سازمان‌ها با هم همخوانی ندارند،‌ یک رویکرد حل مشکل بازسازی پدید می‌آید که در آن هر دو محیط و سازمان، از جهاتی تفاوت دارند. سازمان‌های سالم باید سریع تر از محیط خود قادر به تغییر، اصلاح و انطباق باشند (اونز، ۱۳۸۲، ص۳۳۷-۳۴۰).

هر سازمان برای این که اثربخش باشد باید قبل از هر چیز بتواند در موارد بحرانی ضمن انطباق و سازش با محیط متغیر و مقابله با هر مشکلی، بهترین منابع خود را به کار گرفته و با نیروهای تهدید کننده خارجی به طور موفقیت آمیزی برخورد کند و نیروی آن ها را در جهت هدف اصلی سازمان هدایت کند و همواره با حفظ توانایی بقای خود، آن را رشد و توسعه دهد و به تعبیری دیگر از سلامت سازمانی برخوردار باشد (خالصی و همکاران، ۱۳۹۱، ص۴۱۳).

امروزه بیشتر سازمان‌ها با تغییرات سریع محیطی روبرو هستند، ‌بنابرین‏ لازم است ساختار خود را همزمان با تغییرات محیطی تغییر دهند، داشتن شناخت از سازماندهی به عنوان‌ یک وظیفه سازمانی، به کارمندان کمک می‌کند تا درک صحیحی هم از ساختاری که اکنون در آن مشغول به کارند و هم از ساختاری که در آینده ممکن است در آن به کار گرفته شود، داشته باشند.

۲-۱-۹-۹-۱٫ سازماندهی

سازماندهی در لغت دلالت بر فراهم آوردن شکل و ساختار برای ‌یک سازمان دارد. سازماندهی شامل بررسی تمام وظایفی است که باید در سازمان انجام شود؛ و همچنین تصمیم گیری ‌در مورد این که وظایف چگونه و توسط چه کسانی انجام گیرد. در تلاش برای بهره وری و کارایی بیشتر، سازمان‌ها مجبور بوده اند، به ایجاد تغییر در ساختار سازمانی خود روی آورند و از طریق حذف لایه‌های میانی مدیریت، سلسله مراتب سازمانی را به حالت افقی نزدیک تر کنند. الگوهای جدید سازمانی که متخصصان بر آن ها بسیار تأکید دارند، انعطاف پذیر و تقریبا سازگار با تغییرات هستند، همچنین سطوح کمتری را نسبت به نمودار سازمانی رسمی دارند و مرزبندی‌های کمتری را بین وظایف و بخش‌های سازمان ایجاد می‌کنند (کانتر^[۱۰۹]، ۱۹۹۲، ص۳).

در محیط‌های ثابت، رخداد تغییرات به کندی صورت می‌گیرد. برای سازمان‌ها، محیط ثابت ‌به این معنا است که نیازهای کاربران به کندی تغییر می‌کند، ‌بنابرین‏ سازمان‌ها برای تغییر الگوهای موجود خود تحت فشار قرار نمی گیرند. در محیط‌های ثابت، سازمان‌ها با اطلاعاتی که به طور وسیع قابل پیش‌بینی هستند، سر و کار دارند. امروزه، نه تنها محیط ثابت نیست بلکه پرتلاطم نیز هست. تغییرات سریع که اکنون در محیط بیرون رخ نمایی می‌کند، باعث شبهات زیادی در خصوص توانایی روش بوروکراتیک سازمانی شده است. سازمان‌هایی که در محیط متغیر قرار دارند، دایما با تغییرات جدید مواجه می‌شوند. آن ها باید سازگار و انعطاف پذیر باشند. نمی توان بر فهرست‌های مفصل سیاست‌ها و قوانین تکیه کرد؛ سرعت رخداد تغییرات بالاتر از آن است که تصمیمات به طور کامل تحت پوشش قوانین قرار گیرند. از زمانی که فناوری چنین سریع رشد می‌کند، تغییرات دایمی محصولات و خدمات، هم ناشی از تغییر نیازهای مشتریان است و هم ناشی از فشاری است که رقبا وارد می‌کنند. در چنین شرایطی بوروکراسی کارایی بسیار پایینی خواهد داشت چرا که برای سازگاری آسان با تغییرات از توانایی کافی برخوردار نیست، در عوض با محیط‌های ثابت بسیار هماهنگ است. ساختارهای بوروکراتیک، ساختارهای اجرایی هستند که برای تکمیل برنامه ها در شرایط قابل پیش‌بینی طراحی شده اند، و نه برنامه هایی برای حل مشکلات که به منظور ‌پاسخ‌گویی‌ به نیازهایی که سازمان تا به حال هرگز با آن ها روبرو نشده است، به وجود می‌آیند (استوارت و موران، ۱۳۹۰، ص۲۱۱).

۲-۱-۹-۹-۲- سازگاری با محیط در کتابخانه‌ها

هر کتابخانه عمومی موفق سازمانی است پویا که با سازمان‌ها و افراد دیگر برای فراهم آوردن خدمات اطلاعاتی و کتابخانه‌ای همکاری می‌کند تا نیازهای گوناگون و متغیر جامعه را برطرف سازد. برای ‌این که کتابخانه عمومی بتواند مؤثر واقع شود، باید مدیران و کارمندان با تجربه، قابل انعطاف و کاملا آموزش دیده را که قادر به استفاده از فنون مدیریت باشند به کار گیرد.