۴_۳_۱_۶ پایش و تنظیم فرایند خلق ایده
اکنون که فرایند خلق ایده طراحی گردید می بایست به خروجی این فرایند توجه داشت و از طریق بازخور گرفتن از ایده های تولید شده بتوان فرایند را اصلاح و به روز نمود.
برای این منظور نیاز است که ایده های تولید شده از منظر مختلف مورد برسی قرار بگیرند. نگارنده این تحقیق ۳ فاکتور اصلی برای بررسی ایده ها به شرح ذیل معرفی می نماید؛

مشخصات ایده: شامل مشخصات مالی از قبیل میزان صرفه جویی و سودآوری – میزان نوآوری – کاربردهای ایده- میزان استمرار ایده – میزان ریسک و تغییرات مورد نیاز برای ایجاد ایده و …..
منبع: ایده توسط چه افراد و یا گروهی خلق شده
چگونگی خلق ایده: آیا استراتژی بر آن تاثیر داشته- چه رویدادها و فعالیت هایی بر خلق آن تاثیر داشته اند و..
برای تشریح اهمیت بازخور و مانیتور فرایند ایده یکی از تجربیات مطرح شده توسط یکی از مصاحبه شوندگان در اینجا نقل می شود.
“بعد از بررسی برخی ایده های رسیده به سازمان، متوجه شدیم که ایده هایی که دارای ریسک بالا و ایجاد کننده تغییرات بزرگ هستند به سرعت توسط مدیریت ارشد رد می شوند. از طرف دیگر در سازمان ما به ایده های مخاطبان بیرونی در مقایسه با کارکنان توجه اندکی می شد بنابراین ما تصمیم گرفتیم با اعلام فراخوان و تشویق کارکنان به ارائه ایده های کاربردی کوچک این موضوع را در سازمان خود بهبود دهیم.”
همانطور که از متن بالا مشخص است در این سازمان خاص پس از بررسی ایده های خروجی، با ایجاد یک رویداد خلق ایده و برنامه ریزی انگیزشی نسبت به تنظیم فرایند خلق ایده اقدام شده است.
در شکل صفحه بعد مدل نهایی فرایند خلق ایده ها به تصویر کشیده شده است.
رویداد
فعالیت خلق ایده
فیلتراسیون
بررسی
ایده ها
بازبینی و تنظیم فرایند خلق ایده
شکل ۴_۳: فرایند خلق ایده
۴_۳_۲ طراحی مدل فرایند مدیریت ایده ها
اگر فرایند خلق ایده ها و همچنین بخش مربوط به انگیزش را از مدیریت ایده ها تفکیک کنیم. کارکرد مدیریت ایده ها با توجه به مطالب ذکر شده در فصل دوم، نتایج مصاحبه ها و تحقیقات این محقق در سرفصل های زیر خلاصه می شود؛
استخراج و اخذ ایده ها
برچسب گذاری ایده ها
ذخیره و نگهداری ایده ها
ساماندهی و دسته بندی ایده ها
اشاعه ایده ها
مسیرگزینی ایده ها
فعالیت های مربوط به توسعه و اجرایی سازی ایده ها
۴_۳_۲_۱ اخذ ایده ها:
اخذ ایده به معنی دریافت ایده ها از منابع مختلف ازجمله کارکنان و مشتریان سازمان می باشد. سازمانهایی که به نظرات مشتریان خود توجه ای ندارند در واقع از دریافت تمام ایده هایی که توسط این منبع خاص تولید می شود محروم می مانند. اخذ ایده ها می تواند از کانالهای رسمی مانند، نامه، ایمیل، صندوق پیشنهادها و انتقادات، نرم افزار های مختلف، پست صوتی و … انجام شود و یا بصورت غیر رسمی و از طریق مکالمات حضوری و تلفنی و یا جلسات مختلف. کاربرد این کانالها با توجه به نوع سازمان می تواند متفاوت باشد برای مثال در سازمانهای کوچک کانالهای غیر رسمی کاربرد بیشتری دارند اما در سازمانهای متوسط و بزرگ کانالهای رسمی کاربرد مهمتری دارند.
هدف از اخذ ایده، استخراج ایده از اذهان افرادی است که آنرا در فکر خود تولید کرده اند و سپس تبدیل ایده ها به شکلی که برای سازمان قابل کاربرد است. در اینجا این نکته یادآور می شود که فرصتها به همان اندازه ایده ها ارزشمندند که همزمان با ایده ها می توانند از منابع ایده اخذ گردند. فرصت ها در واقع مسائل و نظراتی هستند که می توان از آنها ایده استخراج نمود. برای مثال انتقاد یک مشتری ناراضی از یک خدمت خاص و یا کاربرد یک محصول می تواند فرصتی برای تولید ایده باشد.
کنترل اخذ ایده:
در سه مرحله می توان نسبت به کنترل اخذ ایده ها اقدام کرد؛
انتخاب منبع ایده ای که قرار است ایده از آن اخذ شود
انتخاب روشهایی که توسط آنها ایده اخذ می شود
مدیریت و نحوه اجرای فرایند اخذ ایده
انتخاب منبع ایده در رسیدن به ایده های کاربردی بسیار می تواند حیاتی باشد چرا که اگر منابع درستی را برای اخذ ایده انتخاب کنیم در صرف زمان و هزینه برای دستیابی به ایده های مفید صرفه جویی خواهد شد. برای مثال برخی سازمانها بر اساس اطلاعات قبلی متوجه می شوند که ایده های تامین کنندگان تاثیر چندانی بر بهبود عملکرد آنها ندارد لذا از این منبع صرف نظر می کنند. در صورتی که برخی دیگر با تحلیل نامناسب از منبع مهمی همچون مشتریان ناراضی که می توانند از بهترین منابع خلق ایده باشند بی بهره می مانند.
بی شک در انتخاب و اخذ ایده از هر منبعی هم منفعت و هم هزینه وجود دارد هرچند که سازمانها نباید به بهانه اینکه برخی منابع ایده های ضعیفی تولید می کنند از آنها براحتی صرف نظر کنند. چرا که هرچقدر سازمانها در فرایند خلق ایده بتوانند موفق تر عمل کنند می توانند باعث افزایش کیفیت ایده های تولید شده از منابعشان گردند. برای مثال در یکی از سازمانها برای اخذ ایده از ذینفعان بطور مستقیم از آنها نمی خواهند که ایده خود را ثبت نمایند بلکه برای آنها مسئله ای را تعریف می کنند و از انها می خواهند برای حل مسئله یک راه حل ارائه دهند. در نتیجه ایده هایی مرتبط با مشکل و با کیفیت بهتر دریافت می شوند.
کنترل بر روش های اخذ ایده بطرق مختلف می تواند اعمال شود. برای مثال در موضوعات مهندسی، وقتی سازمان شما بدنبال ایده هایی با جزئیات کامل است می بایست فرم های ویژه ای بدین منظور طراحی شود در صورتی که اگر شما بدنبال ایده های کلی و یا رفاهی هستید می توانید از پست صوتی و یا پیامک برای دریافت ایده استفاده کنید. این موضوع بستگی زیادی به فعالیت اصلی سازمان شما دارد و با توجه به اینکه در سازمان شما برای حل چه موضوعاتی نیازمند ایده هستید روش های اخذ آن نیز متفاوت خواهد بود.
مدیریت و نحوه اجرای فرایند اخذ ایده می تواند به یک فرم روی وبسایت و یا یک نامه به کارکنان برای دریافت ایده خلاصه شود در حالیکه شما می توانید یک منشی تمام وقت را جهت ترغیب کارکنان به ثبت ایده هایشان بگمارید. این موضوع بسیار حیاتی است که او را چگونه مدیریت کنید تا مسائلی مانند اختلافات اداری منجر به ضایع شدن حق افراد در ارائه ایده نشود. بطور کلی استقرار یک سیستم دریافت ایده یک موضوع و مدیریت و راهبری آن یک موضوع کاملا مجزای دیگر است، لذا شما در اجرای سیستم مدیریت ایده ها باید مراقب این موضوع باشد که صرف قرار دادن راه های متنوع برای اخذ ایده کافی نخواهد بود و بدون مدیریت و راهبری صحیح آن نمی توان انتظار نتیجه داشت.
۴_۳_۲_۲ برچسب گذاری ایده ها
درواقع برچسب گذاری بعد از مرحله اخذ ایده انجام می شود بدین معنی که سایر اطلاعات اضافی که در مراحل بعدی و در دسته بندی ایده ها کاربرد دارند به آنها چسبانده می شود. این عمل تقریبا شبیه به برچسب گذاری کالا ها می باشد که نشان می دهد این کالا چه شرایط نگهداری دارد، مواد سازنده آن چیست و یا از کجا آمده است و چه کاربردهایی دارد. این برچسب ها برای کنترل کالا ها بسیار مهم است بدین صورت که اگر کالای نا مناسبی از کارخانه خارج شود توسط این برچسب مشخص می شود که کدام قسمت ها در انجام وظایفشان تخطی کرده اند.
برچسب گذاری در مورد ایده ها هم بسیار مفید و لازم می باشد برای مثال از این طریق می توانیم متوجه شویم که در کدام قسمت سازمان ایده های کاربردی تر تولید می شود تا بتوانیم مراحل مدیریت ایده ها را از این راه اصلاح و تصحیح کنیم.
کنترل برچسب گذاری:
برچسب گذاری در سه مرحله زیر قابل کنترل است:
روشی که بر اساس آن برچسب گذاری انجام می شود
مشخصات و ویژگی های برچسب
نحوه اجرای برچسب گذاری
با توجه به اینکه روش اخذ ایده چگونه است روش برچسب گذاری نیز مشخص می شود مثلا اگر ایده ها بصورت تلفنی و شفاهی دریافت می شود می بایست سوالات مرتبط با برچسب گذاری نیز در حین دریافت ایده پرسیده شود.